Как организовать в розничной торговле контроль цен и надбавок, переоценку остатков, печать ценников и передачу цен в кассу. Возможности ОПТИМА и практический чек-лист.
Контроль цен и ценников в рознице
При проведении мониторингов объектов розничной торговли МАРТ регулярно выявляет нарушения, связанные с отсутствием ценников, неполной информацией о товарах, несоблюдением обязательного ассортимента, реализацией продукции с истёкшими сроками годности и отсутствием документов о соответствии. В сфере ценообразования отдельное внимание уделяется обоснованности отпускных цен и соблюдению предельных надбавок.
Значительная часть таких нарушений возникает на уровне ежедневного оперативного учёта. После переоценки сотрудники не успевают заменить ценники; торговую надбавку рассчитывают вручную; сведения о сроке годности не фиксируют по партии; сертификаты и декларации хранят отдельно от товарной карточки. В результате данные поставщика, бухгалтерии, склада, торгового зала и кассы перестают соответствовать друг другу.
В идеале учётная программа должна контролировать этот процесс автоматически: использовать данные поступления при расчёте розничной цены, проверять надбавку по установленным ограничениям, формировать переоценку товарных остатков, подготавливать к печати ценники по изменившимся позициям и передавать утверждённые цены в кассовый контур. Руководителю при этом необходима информация об отклонениях - до того, как ошибочная цена попадёт на ценник или в чек.
Коротко
Постановление №713 задает ограничения по надбавкам на регулируемый ассортимент. ОПТИМА объединяет цепочку в одном контуре: поступление товара - расчет и проверка надбавки - розничная цена - переоценка остатков - печать ценников - передача цен в кассу - анализ отклонений. Так магазин применяет правила единообразно и ловит ошибку до продажи.
Какие требования необходимо учитывать розничной торговле
Постановление Совета Министров Республики Беларусь № 713 регулирует порядок формирования цен на отдельные группы потребительских товаров. Для регулируемого ассортимента применяются установленные ограничения по надбавкам, а формирование розничной цены должно основываться на корректных исходных данных и подтверждаться товаросопроводительными документами.
Для субъекта розничной торговли это означает, что необходимо контролировать не только конечную цену реализации. В учёте должна прослеживаться вся последовательность её формирования:
по какой отпускной или закупочной цене товар принят от поставщика;
какие скидки и дополнительные расходы учтены;
какой размер надбавки применён и соответствует ли он установленному ограничению;
когда была проведена переоценка товарных остатков;
какая цена передана в кассу и указана на ценнике.
Актуальный перечень регулируемых товаров, предельные размеры надбавок и порядок расчёта необходимо проверять по действующей редакции нормативных актов и официальным разъяснениям МАРТ. Задача учётной системы - не определять правовую норму вместо специалиста, а обеспечить её корректное применение в операционной деятельности.
Почему нарушения возникают даже при наличии учётной программы
Само наличие программы не обеспечивает контроля. Если отдельные операции выполняются вне системы либо не связаны между собой, ошибки сохраняются: расчёт ведётся в Excel, решение о цене передаётся по электронной почте, ценники печатаются из отдельного файла, а касса обновляется по другому регламенту.
Для руководителя важно определить не только перечень функций, но и порядок работы сотрудников. Кто вводит цену поставщика? Кто проверяет надбавку? Кто утверждает переоценку? Из какого документа печатаются ценники? Как подтверждается передача новой цены на кассу? Ответы на эти вопросы образуют систему внутреннего контроля.
1
Розничная цена изменена, а ценник не заменён
После поступления новой партии или изменения условий поставки организация проводит переоценку. Если информация о новых ценах передана в кассу, но ценники в торговом зале не заменены, покупателю предъявляются разные сведения о стоимости товара. Обратная ситуация также возможна: новый ценник напечатан, а в кассовом контуре продолжает действовать прежняя цена.
Причина такого расхождения - отсутствие единого основания для переоценки, печати ценников и обновления кассы. Все три операции должны выполняться последовательно на основании одного документа.
2
Торговая надбавка рассчитывается вручную
При широком ассортименте ручной расчёт надбавок становится источником системных ошибок. Необходимо учитывать группы товаров, условия разных поставщиков, отпускные цены производителей и импортёров, предоставленные скидки, дополнительные расходы и правила округления. Ошибка в исходных данных либо формуле переносится в розничную цену.
Для регулируемых позиций особенно важно сопоставлять фактически применённую надбавку с контрольным значением до проведения переоценки. Если такое сопоставление выполняется только при подготовке отчётности или в ходе проверки, организация выявляет нарушение уже после реализации товара.
3
Сведения о товаре ведутся в нескольких источниках
Наименование и штрихкод в кассе, реквизиты в накладной, сведения на ценнике и документы о соответствии должны относиться к одной номенклатурной позиции. При параллельном ведении нескольких справочников появляются дубли, неполные карточки и расхождения в идентификации товара.
Карточка номенклатуры должна выполнять функцию единого паспорта товара: содержать наименование, артикул, штрихкоды, единицу измерения, сведения об изготовителе и поставщике, параметры ценового контроля, срок годности, шаблон ценника и связанные документы.
4
Срок годности не контролируется по партиям
Контроль срока годности невозможен, если при поступлении не указана конкретная партия и дата «годен до». В этом случае просроченная продукция продолжает отражаться в доступном остатке наравне с товаром, пригодным к реализации.
Для продуктовой розницы и других категорий с ограниченным сроком хранения сведения о партии должны регистрироваться при приёмке. На их основании формируются отчёты по остаткам и документы списания продукции с истёкшим сроком годности.
5
Документы о соответствии не связаны с товаром
Сертификат или декларация могут фактически находиться в организации, но их поиск занимает время, если файл хранится отдельно от номенклатуры и поступления. Дополнительный риск возникает при изменении срока действия документа или перечня товаров, на которые он распространяется.
В учётной системе целесообразно регистрировать номер документа, срок действия, изготовителя, перечень соответствующих товаров и прикреплённые электронные копии. Это позволяет быстро установить, на основании какого документа товар принят и реализуется.
6
Торговые объекты сети применяют разные правила
В сети магазинов расхождения возникают, когда каждая точка самостоятельно устанавливает цены, определяет сроки проведения переоценки и использует собственные шаблоны ценников. При этом изменение, согласованное в центральном офисе, может быть применено в отдельных объектах с опозданием либо в ином размере.
Единая ценовая политика требует централизованного управления правилами, разграничения прав на изменение цены и контроля выполнения переоценки по каждому торговому объекту.
Какие задачи ценообразования контролирует ОПТИМА
В ОПТИМА ценообразование связано с поступлением и движением товара. Система использует данные первичных документов как основу для расчёта, сопоставляет фактические значения с установленными правилами и сохраняет историю изменения цены. Руководитель видит не только итоговую стоимость, но и основание её формирования, применённую надбавку, торговый объект и ответственного сотрудника.
1
Исходные данные
Учитывает цену поставщика и изготовителя, скидки, дополнительные расходы, партии и сроки годности. Розничная цена рассчитывается на основании данных поступления, без повторного ручного ввода.
2
Надбавки и цены
Поддерживает правила надбавок, контрольные цены и сопоставление фактических значений с допустимыми. Отклонение выявляется до утверждения новой розничной цены.
3
Переоценка остатков
Формирует изменение цен по магазину с фиксацией основания, прежнего и нового значения. Изменение цены становится управляемой и проверяемой операцией.
4
Ценники
Формирует печатный комплект по товарам, включённым в переоценку. Сотрудники получают точный перечень ценников, которые необходимо заменить.
5
Кассовый контур
Передаёт утверждённую цену в кассу и хранит предыдущее значение и дату изменения. Учётная цена, ценник и цена в чеке имеют общее основание.
6
Управленческий контроль
Показывает отклонения по ценам и надбавкам, динамику изменений, остатки и просроченные партии. Руководитель контролирует проблемные позиции до проверки.
Формирование достоверной базы для расчёта цены
ОПТИМА использует сведения из поступления как исходную базу для дальнейшего ценообразования: цены поставщика и изготовителя, предоставленные скидки, дополнительные расходы и параметры партии. Это снижает зависимость от отдельных таблиц и повторного ввода одних и тех же данных.
Прайс-листы поставщиков можно загружать из Excel после сопоставления структуры файла с реквизитами системы. В результате данные о закупке участвуют в расчёте и контроле розничной цены без переноса показателей вручную. Возможности работы с поставщиками и формированием себестоимости подробнее представлены в разделе «Закупки».
Контроль торговых надбавок
Для товаров и товарных групп в ОПТИМА применяются заданные проценты надбавок и условия контроля: не превышать установленное значение, соответствовать ему либо рассчитываться с учётом цены изготовителя. Правила могут действовать по отдельным позициям, группам и нескольким торговым объектам.
Система сопоставляет фактическую надбавку с контрольной и показывает отклонение ответственному сотруднику. В зависимости от внутреннего регламента можно использовать уведомительный контроль либо запретить утверждение переоценки, если новая цена не соответствует контрольной.
Управление переоценкой и заменой ценников
ОПТИМА поддерживает переоценку по поступлению, перемещению, результатам контроля розничных цен или условиям акции. Система сохраняет прежнюю и новую цену, изменение надбавки, основание операции и торговый объект. При принятом в организации регламенте переоценка по поступлению может формироваться автоматически.
На основании переоценки формируется комплект ценников только по изменившимся позициям. Сотрудники торгового зала получают конкретное задание на замену, а руководитель - единое основание для контроля. При использовании ТСД ценники на полке можно дополнительно сверять со сведениями в системе.
Синхронизация с кассовым контуром
Утверждённая розничная цена передаётся в кассовый контур с сохранением предыдущего значения и даты изменения. Обновление может выполняться на основании переоценки автоматически - в соответствии с настройками конкретного магазина.
За счёт этого цена в учёте, на ценнике и в кассовом чеке формируется из одного источника. Дополнительную устойчивость процессу обеспечивает разграничение прав: сотрудники работают с утверждёнными ценами, а возможность ручного изменения предоставляется только уполномоченным пользователям.
Полный состав розничного контура представлен на странице «Розница в ОПТИМА».
Выявление отклонений и контроль истории
ОПТИМА позволяет сопоставлять фактические и контрольные цены по товарам и магазинам, анализировать динамику изменений и проверять цены, переданные в кассы. История переоценок показывает основание операции, значения до и после изменения и ответственного сотрудника.
Одновременно система контролирует сроки годности по партиям. Продукция с истёкшим сроком выделяется в остатках и может быть включена в списание. Руководитель получает общую картину по ценовым отклонениям и состоянию товарных запасов.
Что дополнительно контролировать продуктовому магазину
Для продуктовой розницы ценовой контроль необходимо связать с партионным учётом. При поступлении регистрируются партия и срок годности; при переоценке - остатки конкретного магазина; при списании - продукция с истёкшим сроком. Если один из этапов выполняется вне системы, руководитель получает неполную картину доступных запасов.
Карточка товара также может содержать признак обязательного ассортимента и ассортиментный уровень. По отчёту видно, какие позиции должны присутствовать в торговом объекте и по каким товарам отсутствует остаток. Формирование заказа поставщику является отдельным процессом снабжения и настраивается с учётом правил конкретной организации.
Подробнее о работе с партиями, сроками годности, весовым товаром и ценниками - на странице решения для продуктовых магазинов.
Как обеспечить единые правила в сети магазинов
В сети прайс-лист и документ контроля розничных цен могут распространяться на несколько торговых объектов. Центральный офис устанавливает контрольные значения, после чего каждая точка проводит переоценку своих остатков на основании единых правил. Такой подход учитывает различия в фактических остатках, но исключает самостоятельное определение цены отдельным магазином.
Центральный офис
Устанавливает прайс-лист, контрольные значения и правила переоценки для сети.
Торговый объект
Проводит переоценку своих остатков и печатает ценники по единым правилам, без самостоятельной цены.
Устойчивость процесса зависит от разграничения полномочий. Сотрудникам торгового объекта предоставляются права, необходимые для выполнения переоценки и печати ценников, а изменение правил и контрольных значений сохраняется за ответственными специалистами. Подробнее - в разделе «Для сети магазинов».
Что необходимо настроить для работы контроля
Эффективность контроля зависит от того, насколько точно в системе отражены правила конкретной организации. До запуска необходимо определить регулируемый ассортимент, порядок расчёта цен и полномочия сотрудников.
Регулируемый ассортимент. В карточках товаров фиксируются позиции, для которых применяется ценовой контроль.
Правила расчёта. В систему вносятся проценты надбавок, контрольные цены, правила округления и предусмотренные исключения.
Порядок согласования. Определяется, кто может утверждать переоценку и в каких случаях система должна запретить операцию.
Права пользователей. Разграничивается доступ к изменению цен в учётном и кассовом контурах.
Регламент торгового зала. Назначаются ответственные за печать, замену и проверку ценников после переоценки.
Что важно помнить
Перечень регулируемых товаров и применяемые ограничения определяются на основании актуальных нормативных требований. ОПТИМА обеспечивает выполнение и контроль правил, которые организация установила для своего ассортимента.
Чек-лист внутреннего контроля для руководителя
Определён ли актуальный перечень товаров, для которых контролируются цены и надбавки?
Зафиксированы ли правила расчёта по товарным группам и поставщикам?
Сопоставляется ли фактическая надбавка с контрольным значением до проведения переоценки?
Определён ли сотрудник, уполномоченный утверждать изменение розничных цен?
Печатаются ли ценники непосредственно из документа переоценки?
Контролируется ли передача новой цены в кассу по каждому торговому объекту?
Ограничены ли права на ручное изменение цены в кассовом контуре?
Регистрируются ли партия и срок годности при поступлении товара?
Связаны ли сертификаты и декларации с номенклатурой и поступлением?
Контролируется ли обязательный ассортимент по каждому магазину сети?
Если часть ответов требует дополнительной проверки, целесообразно провести аудит цепочки на одном реальном поступлении: от первичного документа поставщика до продажи через кассу. Такой разбор показывает фактические разрывы точнее, чем проверка отдельных настроек программы.
Частые вопросы
Что регулирует постановление №713 для розницы в Беларуси?
Постановление Совета Министров Республики Беларусь №713 задает порядок формирования цен на отдельные группы потребительских товаров. Для регулируемого ассортимента действуют предельные надбавки. Розничная цена должна опираться на корректные данные поступления и товаросопроводительные документы.
Какие нарушения по ценам чаще всего выявляет МАРТ в рознице?
На мониторингах чаще фиксируют отсутствие или неполные ценники, расхождение цены на полке и в чеке, превышение предельной надбавки, продажу товара с истекшим сроком годности и отсутствие документов о соответствии. Часть ошибок возникает, если переоценка, печать ценников и касса ведутся из разных источников.
С чего начать настройку контроля регулируемых цен?
С определения перечня товаров и ответственных сотрудников. Затем в систему вносятся правила надбавок, контрольные значения и порядок проведения переоценки. После этого на одном поступлении проверяется вся цепочка до ценника и кассы.
Можно ли запретить проведение переоценки при превышении контрольной цены?
Да. Для магазина можно установить запрет проведения переоценки при несоответствии контрольной розничной цене. Если жёсткий запрет не применяется, отклонение отражается в документах и отчётах для последующего решения ответственным сотрудником.
Как подтвердить, что новая цена передана в кассу?
В документе «Цены в кассе» отражаются новая и предыдущая цена, дата установки, товар и торговый объект. Это позволяет проверить, какое значение было передано в кассовый контур после переоценки.
Можно ли печатать только те ценники, по которым изменилась цена?
Да. Если печать выполняется из документа переоценки, в список включаются позиции этого документа. Сотрудник получает конкретный перечень ценников, подлежащих замене.
Определяет ли программа, какие товары подпадают под регулирование?
Нет. Перечень формируется организацией на основании действующих требований. В ОПТИМА для этих товаров настраиваются признаки контроля, допустимые надбавки и документы контроля.
Итог
Контроль требований в розничной торговле - это не отдельная операция бухгалтера, а последовательность ежедневных действий. Ошибка в цене поставщика влияет на расчёт надбавки; несвоевременная переоценка - на стоимость остатков; задержка с печатью ценника - на информацию в торговом зале; несогласованное обновление кассы - на расчёт с покупателем.
ОПТИМА объединяет эти операции в одном учётном контуре и сохраняет основание каждого изменения. Руководитель получает возможность контролировать не только итоговую цену, но и весь процесс её формирования и применения.
Как проходит запуск учёта в магазине — на странице внедрения.
Полезные материалы
Проверить сценарий вашего магазина в ОПТИМА
На демонстрации разберём фактическую цепочку: поступление товара, правила надбавки, переоценку остатков, печать ценников, передачу розничных цен в кассу и контроль отклонений. Для сети отдельно покажем централизованное управление ценами и разграничение прав по торговым объектам.
Заказать звонок